E-Mail Archivierung

Aus welchen Gründen soll ich meine E-Mails archivieren?

Stellen Sie sich folgendes vor:

Sie kündigen fristgerecht den Wartungsvertrag für die EDV-Anlage per E-Mail. Dennoch erhalten Sie nicht nur von Ihrem neuen, sondern auch von Ihrem alten Partner die Wartungsrechnung für die nächste Abrechnungsperiode. Da die E-Mail mit der wirksamen Kündigung mittlerweile gelöscht wurde, ist der Nachweis der Kündigung nicht mehr möglich.

Daraufhin muss bis zum nächsten Kündigungstermin die doppelte Wartungssumme bezahlt werden.

Zur Absicherung bei Streitfällen und zum Schutz vor möglichen Schäden, ist es wichtig, alle E-Mails im Unternehmen dauerhaft aufzubewahren. Denn ein Großteil des heutigen Geschäftsverkehrs läuft über E-Mail. Diese ersetzt in vielen Bereichen Fax und Brief.

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen u.a. sowie entsprechende Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind zehn Jahre zu archivieren (siehe § 147 AO). Auch Handelsbriefe, also Schriftstücke, die Handelsgeschäfte betreffen, sind 6 Jahre aufzubewahren. Ferner müssen sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden (siehe § 257 HGB).

Zu diesen Dokumenten im oben genannten Sinne zählen auch E-Mails mit entsprechenden Inhalten.

Ohne E-Mail Archivierung müssen regelmäßig E-Mails gelöscht, in PST-Dateien ausgelagert, die E-Mail Server und der dazugehörige Speicher erweitert und die Kapazität des Posteingangs begrenzt werden (Quotas).

Durch E-Mail Archivierung werden E-Mail Server nicht überlastet, Backup- und Recovery-Zeiten verringern sich. Betriebskosten sinken, die Produktion wird erhöht und der Umsatz steigt.

Die Bedeutung von E-Mail im Business ist unumstritten und daher muss die Verfügbarkeit der Informationen im E-Mail-System gewährleistet sein, das Wachstum im Griff behalten und die E-Mails rechtlich korrekt archiviert werden.

Weitere Informationen:

E-Mail Management

oder rufen Sie Sven Hannemann an unter 04185/77-121.